Z trenerskiego punktu widzenia przede wszystkim należy zdać sobie sprawę, że komunikacja postrzegana jest jako proces i wymiana. Sam przekaz, to za mało abyśmy mówili o procesie komunikacji, liczy się jeszcze odbiór i zrozumienie, abyśmy mogli wykorzystywać komunikację jako podstawowy element budowania relacji.

Nie należy także zapominać, że przeważającą część odbioru determinuje komunikacja niewerbalna, która jest przedmiotem badań oddzielnej dyscypliny badawczej jaką jest synergologia. Wyróżnia się 9 aspektów komunikacji niewerbalnej, jak np. kinezyka (na którą składa się nasza gestykulacja, mimika, postawa ciała), haptyka – język dotyku, (np. poklepywanie po plecach, które w polskiej kulturze jest interpretowane jako protekcjonalny stosunek do danej osoby), chronemika – która nasze wykorzystanie czasu traktuje jako sygnał komunikacyjny, (np. kiedy podkreślamy swoją ważność i pozycję w hierarchii świadomie spóźniając się na spotkanie i obligując drugą osobę do czekania na nas), czy proksemika, biorąca pod uwagę fizyczny dystans jaki obieramy w rozmowie. Świadomość tych komponentów może nam pomóc w zachowaniu spójności, która jest podkreślana jako element skutecznej komunikacji.

Choć do tej tezy w opozycji stoją opracowania Erica Eisenberga – psychologa komunikacji z Uniwersytetu Południowej Kalifornii, który wskazuje komunikację wieloznaczną jako świadomie obieraną strategię komunikacji w przedsiębiorstwach. W jego opracowaniach czytamy, iż dzięki niejednoznacznym komunikatom, które wcale nie minimalizują możliwości interpretacji, organizacje w długoterminowej perspektywie zachowują większą kreatywność pracowników, mogą łatwiej dostosować swoje cele do zewnętrznych zmian i zmieniających się trendów i wprowadzać zmiany organizacyjne, a także sprzyja ona utrzymaniu uprzywilejowanych stanowisk i posad, gdyż trudniej podważyć decyzje i wykazać niekompetencję.

Warto sobie uświadomić, iż temat komunikacji wewnętrznej w organizacjach jest przedmiotem rozważań i badań już od kilkudziesięciu lat, gdyż pierwsza oficjalna publikacja na ten temat została wydana w latach 40-tych XX wieku przez Aleksandra Herona. W swojej książce Sharing Information with Employees opisywał wpływ komunikacji na sukces przedsiębiorstwa.

Zdolności komunikacyjne to kluczowa kompetencja, bez której nie może obejść się menadżer. Już sami pracownicy jasno podkreślają swoje oczekiwania umiejętności komunikacyjnych wobec liderów. Widać to choćby w zeszłorocznym raporcie opublikowanym w ramach ogólnopolskiej, edukacyjno-informacyjnej kampanii Bliżej siebie – zdrowie psychiczne i empatia w miejscu pracy, w którym pracownicy na pierwszych miejscach wśród oczekiwanych kompetencji od menadżera wymienili: otwartość na rozmowy z pracownikami, umiejętność uważnego słuchania oraz budowanie przyjaznej atmosfery w pracy.

Za takie praktyczne kompendium komunikacji mogą posłużyć sformułowane w 1975 roku przez brytyjskiego filozofa języka Paula Grice’a: 4 złote maksymy komunikacji, których aktualność potwierdzamy do dzisiaj.

Są to: maksyma ilości, jakości, sposobu i stosunku, zgodnie z którymi przekaz powinien zawierać adekwatną ilość informacji i w którym należy unikać przedoinformowania; powinien być także zgodny z prawdą, w którym unikamy informacji, na które nie mamy wystarczającej ilości dowodów; w którym także unikamy niespójności, wyrazów i wyrażeń niezrozumiałych dla odbiorcy, a przede wszystkich cechujemy się zasadą „mów na temat”.